ФАБУЛА. К экспертам НИЦКБ обратилась крупная компания, которая занимается производством и реализацией собственной продукции и имеет сеть офисов в различных регионах России. В одном из городов департаментом внутреннего аудита компании было выявлено большое количество нарушений в проведении закупок и тендерной документации, а именно нарушения правил подачи заявок и согласования, участие в торгах сомнительных контрагентов, а также завышенная стоимость расходов на замену запчастей для производственного оборудования.

Кроме того, после ремонта сроки работы оборудования и запчастей были настолько малы, что возникали дополнительные вопросы по этому направлению:

1. Техника быстро ломается из-за непрофессионального или халатного использования сотрудниками компании?

2. Техника быстро ломается из-за некачественных комплектующих и запчастей, установленных на замену?

3. Почему именно этот контрагент предоставляет запчасти?

РЕШЕНИЕ.

Экспертам НИЦКБ совместно с сотрудниками внутреннего аудита и службы безопасности необходимо было проверить, присутствуют ли мошенническая схема внутри организации, есть ли факты превышения полномочий при заведении новых контрагентов, присутствует ли халатность в работе. И если да, то в чем все эти факты заключаются, и кто вовлечен.

По итогам проведенной серии проверочных мероприятий с детальным изучением и поиском как фактической, так и косвенной (дополнительной) информации было отмечено несколько человек потенциально причастных к схеме. Исходя из анализа личностей (а по каждой были разработаны детальные рекомендации по взаимодействию) всех возможных участников, один из них, заместитель руководителя отдела закупок, был отмечен как наиболее перспективный кандидат для первой серии интервью. Его легче всего было вывести на беседу для получения подробностей коммуникации внутри коллектива, этапов работы, ошибок, возможных нарушений регламентов, а после уже задать серию проверочных вопросов.

Эксперт-профайлер НИЦКБ совместно с руководителем внутреннего аудита компании выехали в город и провели с ним интервью. В начале беседы было сказано о том, что мероприятие проходит в рамках плановой проверки, и их совместная задача состоит в выработке рекомендаций, которые подкорректируют и сделают более эффективной работу отдела закупок и смежных отделов, которые с ним связаны. В ходе разговора удалось выяснить достаточное количество внутренних особенностей работы уже слаженного коллектива и выявить целый ряд фактов, говоривших о наличии большого количества нарушений, включая нарушения в проведении закупок и личных взаимоотношений многих менеджеров компании с контрагентами.

Все данные, предоставленные сотрудником, были перепроверены и повлекли за собой дальнейшее расследование. Для непрерывности бизнес-процессов заказчик избрал путь без применения увольнений к «оступившимся» сотрудникам в случае их профессионализма и возможности возврата лояльности. Путем проведения разъяснительной работы, детальной проработки благонадежности личностей и просчета рисков многих сотрудников удалось убедить соблюдать правила, рассказывать обо всех фактах нарушений изнутри и сразу доводить их до сведения руководства.

На основании итоговой информации внутренний аудит совместно с IT -отделом подкорректировали работу внутренней технической площадки, на которой до этого каждый сотрудник мог видеть игроков и победителей. Это давало возможность любому сотруднику от секретаря до бухгалтера знать, кто участвует в закупке, какой менеджер ее ведет, кто входит в состав членов комиссии по тендеру,  и по какой цене происходит закупка. Соответственно, любой мог дружеским звонком сообщить эту информацию (ценовую политику и условия) заинтересованным лицам. Доступ к площадке закрыли, сделав ее менее доступной. Благодаря чему количество недобросовестных контрагентов снизилось.

Также было рекомендовано открыть горячую линию с фиксацией и отработкой всех обращений для того, чтобы добросовестные сотрудники, которые знают о каком-либо правонарушении, но не имеют возможности достучаться до руководства компании в головном офисе, могли сообщать о различных инцидентах.

Напоминаем, что все персонажи и места изменены. Любые совпадения случайны.