Необходимость и полезность качественного аудита в различных бизнес процессах компании уже давно известны многим российским компаниям, не говоря уже о международных. Но не все сотрудники в компании реально представляют значимость и ценность аудиторских проверок, что часто вызывает негатив и непонимание среди коллектива.

Часто представители внутреннего аудита сталкиваются с агрессивностью, конфликтной позицией, несогласием и всяческим затормаживанием процессов их работы со стороны персонала, не говоря уже о нежелании соблюдать рекомендации и способствовать разбирательству по случаям мошенничества, воровства и другим негативным последствиям, которые могут вскрыться по итогам проверки.

Недавно у меня была интересная беседа с коллегой об одной из проблем внутреннего аудита – негативное, а порой неприемлемое отношение к ним со стороны менеджеров компании.  И вот сопоставив ответы внутренних аудиторов различных сфер бизнеса мы постарались найти ответ на два вопроса: в чём причина такого отношения и как в таких ситуациях вести себя самим внутренним аудиторам. Благодаря этому и появилась данная статья-мнение.

Что такое внутренний аудит?

Внутренний аудит — это независимый отдел или департамент, способный не предвзято проверить и оценить юридические риски, финансовую, бухгалтерскую, производственную отчётность и другие показатели эффективности компании.

У аудиторов нет позиции обвинения или стремления наказать провинившихся сотрудников. Часто, особенно учитывая особенности ведения международного бизнеса, аудит очень скован рамками “презумпции невиновности” и не может проводить слишком активного разбирательства и опросов, дабы не “пала тень” на кого-то из рабочего коллектива. Вот и остается сопоставлять бумаги, цифры и многочисленные, порой разрозненные данные, для поиска первоисточников и понимания где “пробоина в судне” компании. Их задача — обрисовать объективную картину того, как обстоят дела в компании для владельца бизнеса  найти оптимальный путь для решения ситуации, сокращения расходов и приумножения прибыли.

Аудитор, как независимый эксперт, проводит оценку внутри компании и составляет отчёт о работе того или иного подразделения, а также предлагает пути решения выявленных проблем.

Кто кому подчиняется?

Существуют компании, и мне приходилось общаться с представителями таких отделов, в которых отдел внутреннего аудита подчиняется напрямую финансовому директору, но такое подчинение противоречит самой идее внутренних проверок, с этим соглашаются и сами аудиторы. Эффективность аудита заключается в его независимости, и работа будет наиболее результативной, если подчиняться он будет напрямую собственникам или акционерам компании.

Непонимание задач аудита

К сожалению, в России не разработан чёткий регламент и алгоритм действий, ответственности аудиторов. Поэтому и отношение сотрудников к ним не однозначное. Именно из-за непонимания задач аудита, руководители отделов или департаментов, которые подверглись проверке, считают, что с аудиторами можно спорить, скандалить или давить на них. Неоднократно приходится слышать, что разбор финансовых отчетов или производственных показателей, что уж говорить про тендерную документацию, из беседы перерастает в жаркие споры, где аудиту приходится не констатировать, а доказывать свою правоту перед сотрудниками.

Когда в компании проводится аудиторская проверка, важно донести до каждого сотрудника что это такое, зачем нужно и что принесёт компании. Тогда, при правильной пропаганде и разъяснении функций этого отдела, у персонала возникнет уважение и понимание общих задач.

Рекомендации

  • Если аудитор подчиняется непосредственно собственнику компании, встречаясь с агрессией, он может жёстко сказать, например, так: «Я подчиняюсь напрямую руководству. Ваше несогласие и истерики могут быть для меня источником информации». Важно говорить это не как угрозу, а как неоспоримый факт.
  • Свой отчёт с рекомендациями по повышению эффективности работы компании аудитор может составлять вместе с сотрудниками отдела или департамента для которых он готовится. Таким образом, каждый из них сможет донести своё мнение о причинах возникновения сложностей, а аудитор сможет понять проблематику, механизмы процессов изнутри и  показать людям, свою включенность в процессы на всех этапах. Тут главное умение контролировать коллег и поддерживать рабочий настрой во время обсуждений, чтобы все не перерастало в “балаган”. Этот приём также позволит снять часть ответственности с аудитора и снизить вероятность столкновения с агрессией когда наступит время коллективу исполнять совместно составленные  рекомендации..
  • Все рекомендации и поправки аудитора необходимо документально зафиксировать. А сотрудников отдела стоит попросить поставить свои подписи на этом документе. Это несмотря на формальный характер процедура, которой часто жертвуют, упрощает коммуникацию в разы.
  • В следующем отчётном периоде аудитору нужно будет проверить также и соблюдение рекомендаций, которые они разработали совместно с сотрудниками ранее.
  • Аудитору нужно быть сильной личностью, чтобы справиться со своими эмоциями, а также с негативом и агрессией тех, кого он проверяет. Поэтому многие из представителей этого направления бизнеса сталкиваются с профессиональным и эмоциональным выгоранием, тут важно не упустить “точку невозврата”.
  • В случае возникновения конфликта главная задача аудитора – не вовлекаться в него эмоционально, оставаться наблюдателем. Для этого нужно обладать некой степенью “психологического айкидо” (подробнее можно прочитать в книге М. Литвак “Психологическое айкидо”, так же, полезно почитать статьи раскрывающие принцип “треугольника Карпмана”). Когда напор агрессии идёт со стороны несогласных, его нужно выдержать, а потом спокойно, не повышая голос, объяснить факты.

Российский аудит находится в активной фазе развития. Крайне важно, чтобы обе стороны аудиторских проверок понимали, какое значение эта работа имеет для компании в целом.

Нет ничего плохого в том, что независимый орган оценивает работу подразделения – это как проверка школьного диктанта и работа над ошибками — если они есть.

Автор — Анна Кулик, эксперт-профайлер, президент НИЦКБ.